002046 - шаблон joomla Скрипты

Звоните: (383) 263-03-73

Стоит ли внедрять электронный документооборот

15 сентября 2015

Как понять: пора ли уже задуматься о переходе к обмену электронными документами, или можно продолжать копить бумаги и тратиться на курьерскую доставку? Рассмотрим «минусы» бумажной волокиты.

1.    Расходы на почтовую/курьерскую доставку превышают 1000 рублей в месяц. Базовые тарифы на работу в системе электронного документооборота начинаются от 1500 рублей в год! Таким образом, если ваши расходы на доставку составляют от 1000 рублей в месяц, то обмениваться документами в электронном виде будет выгоднее в 8 раз. И это без учета экономии на бумаге.

2.     Время от времени теряются документы, договоры. Когда на носу отчетный период, а счетов-фактур не хватает, приходится изрядно попотеть, чтобы достать недостающие документы. Менеджеры тратят время, чтобы дозвониться до контрагентов и напомнить им о долге, бухгалтеры тратят свои нервы, руководство тратит деньги на курьеров – замкнутый круг. С 2015 года сдача отчетности по НДС усложнена большим объемом информации, передаваемой в налоговую. В случае нестыковки каких-либо данных, отказ в вычете НДС обеспечен.

3.     Ваши клиенты, поставщики, филиалы, подразделения –  территориально распределены и для обмена документами требуется большое количество времени. А если у вас есть и свое производство, и свой торговый дом? Тогда наверняка ваши сотрудники тратят неимоверное количество времени на формирование и отправку внутренних документов.

4.     Обменяться договорами по почте – это вообще целая история. С электронным документооборотом договоры и документы подписываются электронной подписью. Такие документы имеют юридическую силу, могут быть предоставлены в любой контролирующий орган. А обмен документом между вами и вашим клиентом/поставщиком/филиалом будет происходить мгновенно.

5.     Вашему бухгалтеру требуется много времени на обработку и ввод данных с бумажных носителей. Кроме того, не исключен риск ошибок ручного ввода. При электронном документообороте все данные разносятся автоматически, ошибки исключаются, а ваши бухгалтеры занимаются более полезной работой. Сложность переноса документов в свою базу заключается в стыковке справочников номенклатур. Но этим так и так приходится заниматься, даже если у вас бумажный документооборот.

6.     Архив бумажных носителей занимает площадь целой комнаты, или еще больше. А ведь эти площади можно использовать под что-то более важное. Чтобы найти конкретный документ, вам требуется копаться в бумажках. Многие компании делают сканы документов для удобства работы сотрудников. Это, согласитесь, также требует времени.

После того, как вы придете к выводу о том, что безбумажный документооборот будет наиболее удобным и выгодным для компании, настанет этап подбора именно того продукта, который подойдет именно вашей компании, внедрение которого будет простым и безболезненным для всех сотрудников. Что важно учесть? Существуют как стандартные решения по внедрению систем электронного документооборота (СЭД), так и проектные решения, которые программисты будут разрабатывать конкретно под потребности клиента.

При внедрении стандартных решений временные и денежные затраты заказчика минимальны. Такой вариант подойдет клиентам, которые ведут бухгалтерию в программе "1С". При этом конфигурация программы не переписывалась. В данном случае клиенту достаточно приобрести электронную подпись и установить программное обеспечение. По срокам внедрение СЭД займет 2-3 дня вместе с обучением клиента. В случае, если конфигурация "1С" была переписана, либо если бухгалтерия ведется в другой программе, то совместно с разработчиком нужно будет подготовить техническое задание для максимальной интеграции СЭД с системой заказчика. При таком раскладе внедрение системы займет более длительное время, но в конечном итоге, клиент получает именно тот продукт, который отвечает всем его персональным требованиям.

Основная сложность, пожалуй, заключается в том, чтобы перевести своих клиентов на систему ЭДО. И здесь уже нужно действовать по ситуации: кто-то готов приобрести электронные подписи для своих клиентов за свой счет, так как это все равно будет дешевле, чем отправлять им пакеты курьерской службой. Такой способ подходит для тех организаций, абонентская база которых составляет более 1000 клиентов, а затраты на курьерскую службу превышают 100 000 рублей в квартал.

Более традиционный, но, вместе с тем, и более долгий способ – устные переговоры, а также приглашение контрагентов к участию в СЭД через саму систему (рассылка приглашений).  Тут важно помнить, что приглашать к электронному обмену нужно не только своих клиентов, но и поставщиков, для того, чтобы полностью исключить бумажную волокиту.

Но и у этой сложности есть небольшая хитрость, которая позволит сэкономить вам и деньги, и драгоценное время. На деле, как правило, оказывается, что у большинства ваших партнеров уже есть электронные подписи. Для документооборота подходят и те ЭЦП, с помощью которых клиенты сдают налоговую и бухгалтерскую отчетность в ФНС через интернет, а таких сейчас подавляющее большинство. Как внутренний аудитор, я обязана напомнить о том, что доступ к ЭЦП должен быть ограничен. В идеале, только сам руководитель должен подписывать документы, особенно договоры.

Для принятия правильного решения, не забывайте консультироваться с вашим будущим поставщиком СЭД, ведь он, как никто другой, поможет разобраться вам во всех премудростях и тонкостях программы,  подскажет, как легче и проще сделать те или иные шаги на пути к безбумажному будущему!