002046 - шаблон joomla Скрипты

Звоните: (383) 263-03-73

Регламент - лекарство от суеты

Регламенты (стандарты) служат для того, чтобы:

  1. Снизить нагрузку на руководителей по разъяснению тех или иных задач, особенно там, где высока текучка кадров.
  2. Минимизировать разногласия между сотрудниками и привлечение руководства к решению многих проблем.
  3. Устранить лишние и дублирующие действия.
  4. Упростить процесс контроля.
  5. Сосредоточиться на решении стратегических задач.

Хороший регламент – результат сложной длительной работы. Но сам он в итоге должен оказаться простым для восприятия, отражать решение конкретных производственных задач и не вызывать вопросов у исполнителей.
Регламент особенно важен там, где решение проблемы затрагивает несколько подразделений. Решить проблему самостоятельно руководитель на месте не может, а вот регламент позволяет это сделать.

 

  1. Прежде чем ввести регламент, руководитель должен четко обозначить конечную цель процесса и сформулировать задачу.
  2. Разработке регламента предшествует процесс обсуждения. Если в процессе задействованы несколько подразделений, то все они участвуют в создании регламента; привлекаются не только руководители, но и менеджеры среднего звена. Каждый высказывает свои предложения и все их обсуждают. Совместное обсуждение регламентов позволяет руководителям разных подразделений узнать больше о работе друг друга и в будущем избегать недопонимания.
  3. В регламенте должны быть сведены к минимуму разного вида потери и нерациональные действия. Нельзя стандартизировать хаос.
  4. Сотрудник, которому поручено описать алгоритм выполнения задачи, должен обладать навыком составления стандартов.
  5. Все сотрудники, которых касается регламент, должны понимать как следует выполнять описанные в нем процедуры. Нужно, чтобы документ наглядно описывал всю цепочку действий. Следует указать сроки (время) выполнения каждого этапа и необходимые ресурсы. Регламент  не должен содержать сухого однородного текста: что-то нужно напечатать жирным шрифтом, что-то подчеркнуть. Это поможет его восприятию.
  6. Функциональные обязанности сотрудников, описанные в регламенте, не должны противоречить другим документам (в том числе должностной инструкции).

Проблемы при разработке и внедрении регламентов:

  1. Создание стандартов – дело кропотливое. Поначалу руководители подразделений не желают этим заниматься, ссылаясь на нехватку времени и  что у сотрудников и так есть должностные инструкции. Никто не хочет брать на себя дополнительную нагрузку, а главное – никто не верит, что регламенты будут работать. Хотя это полезный инструмент, который избавляет от необходимости заниматься ежедневным мелочным контролем и высвобождает время. Важно, чтобы руководители сами почувствовали этот эффект. На первых этапах очень важно акцентировать внимание руководителей на каждом положительном эффекте.
  2. Большинство людей с трудом привыкают к новому и после принятия стандарта продолжают работать по-прежнему. Поэтому первое время соблюдение регламентов важно контролировать. Большинство стандартов закрепляется приказом. Некоторые стандарты вывешиваются на информационные доски, а некоторые – рядом с рабочим местом.
  3. На разработку и внедрение регламентов требуется длительное время. Главное – довести работу до конца. Начинайте разработку от простого к сложному. Это позволит развить навыки создания стандартов и быстрее увидеть  эффект.

Приведу пример простейшего регламента - стандарта чистоты. До этого начальникам цехов приходилось после каждой смены  обходить все рабочие места и делать работникам одни и те же замечания. Но главная сложность заключалась в том, что критерии чистоты у всех разные: для кого-то грязь – это пыль на рабочем месте, а для кого-то – мусор у станка. Мы поступили так: привели одно рабочее место в полный порядок и сфотографировали его во всех ракурсах. Такой образец висит перед каждым станком (для каждого типа станков – отдельный). Работники, сдавая смену, должны привести оборудование в порядок, чтобы рабочее место соответствовало картинке. Благодаря наглядному образцу начальникам смен стало проще добиваться от подчиненных нужного результата.